En septembre 2023, le Collège Saint-Paul de Lubumbashi — 1 200 élèves, 48 enseignants, 3 sites — nageait dans la paperasse. Les inscriptions prenaient trois semaines. Les bulletins du premier trimestre étaient distribués avec un mois de retard. Le secrétariat travaillait jusqu'à 22 h pendant les délibérations. Quelque chose devait changer.
Le défi : une administration épuisée par les tâches manuelles
Avant SchoolOS, chaque bulletin était saisi manuellement dans Excel par une seule secrétaire. Sur 1 200 élèves répartis en 24 classes, le travail représentait plusieurs jours de saisie intensive, avec un risque d'erreur élevé. Le directeur, M. Kabongo Jean-Pierre, décrit la situation : « On passait plus de temps à corriger les erreurs de calcul des moyennes qu'à se concentrer sur la pédagogie. »
Les absences étaient notées à la main dans des registres papier, rendant le suivi des élèves difficiles. Les parents appelaient l'école pour connaître les résultats de leurs enfants, saturant les lignes téléphoniques en période de délibération.
La solution : SchoolOS déployé en 3 jours
L'équipe LeroX Tech a installé et configuré SchoolOS en trois jours ouvrables. Les données des 1 200 élèves ont été importées depuis les fiches papier existantes. Une formation de 4 heures a suffi pour que les enseignants saisissent eux-mêmes les notes depuis leur smartphone ou tablette, sans formation informatique préalable.
Dès la fin du premier trimestre, les bulletins de toutes les classes étaient générés en 47 minutes — contre 6 jours auparavant. Les parents recevaient une notification SMS dès que le bulletin de leur enfant était disponible.
Les résultats après 6 mois d'utilisation
Six mois après le déploiement, les chiffres parlent d'eux-mêmes. Le temps consacré aux bulletins est passé de 6 jours à moins d'une heure. Le taux d'erreur sur les moyennes est tombé à zéro. Les inscriptions, qui prenaient 3 semaines, se font maintenant en ligne et sont traitées en moins de 72 heures.
« Avant SchoolOS, je ne dormais pas pendant les délibérations. Aujourd'hui, les bulletins sont prêts le jour même. C'est une révolution pour notre établissement. » — M. Kabongo Jean-Pierre, Directeur, Collège Saint-Paul, Lubumbashi
Conclusion : la numérisation scolaire est possible en RDC
L'expérience du Collège Saint-Paul démontre que la transformation numérique des écoles congolaises est non seulement possible, mais accessible. SchoolOS ne nécessite ni serveur coûteux, ni connexion haut débit permanente. Il suffit d'un smartphone et de la volonté d'y aller. Plus de 40 établissements partenaires de LeroX Tech ont déjà franchi le pas.
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