Alliance Congo est une ONG nationale basée à Goma, active dans les secteurs de l'éducation, de la protection de l'enfance et de la sécurité alimentaire. En 2023, elle gérait simultanément 5 projets financés par 4 bailleurs différents (UNICEF, Union Européenne, USAID et un bailleur bilatéral belge), avec une équipe administrative de 3 personnes. La pression des rapports trimestriels et des audits menaçait la continuité de l'organisation.
Le problème : la bureaucratie est en train de noyer l'équipe
Avant ONG Manager, Alliance Congo utilisait une combinaison d'Excel, de WhatsApp et de registres papier pour gérer ses projets. Les coordinateurs passaient en moyenne 12 heures par semaine sur la rédaction de rapports — du temps qui aurait dû être consacré aux bénéficiaires. Les budgets étaient éparpillés dans des tableurs mal structurés, rendant le suivi financier par bailleur particulièrement risqué.
Lors du dernier audit UNICEF, des incohérences entre les registres papier et les tableurs Excel avaient mis en péril le décaissement d'une tranche de 80 000 dollars. La direction d'Alliance Congo savait qu'il fallait changer d'approche.
Pourquoi ONG Manager ?
Après avoir évalué trois solutions (dont deux internationales très coûteuses), Alliance Congo a opté pour ONG Manager de LeroX Tech pour trois raisons principales : le support en français par une équipe basée en RDC, la compatibilité avec les connexions instables de Goma, et un modèle tarifaire adapté aux ONG locales.
Le déploiement a pris 5 jours, incluant la migration des données historiques et la formation de l'équipe. Dès le premier mois, les coordinateurs de projets saisissaient leurs activités directement dans l'outil depuis le terrain, sur leurs smartphones.
Les résultats concrets après 8 mois
En 8 mois d'utilisation, Alliance Congo a mesuré des gains significatifs. Le temps consacré aux rapports a été réduit de 12 à 3 heures par semaine — soit une économie de 9 heures de travail hebdomadaire par coordinateur. Les coûts administratifs globaux ont baissé de 45 %, principalement grâce à la réduction du temps non productif et à l'élimination des erreurs de saisie.
« ONG Manager nous a libérés de la paperasse. Maintenant, nos coordinateurs passent leur temps avec les bénéficiaires, pas devant Excel. Le dernier rapport UNICEF a été approuvé sans aucune question. » — Christelle Musangu, Directrice Administrative, Alliance Congo
Le dernier rapport semestriel pour l'Union Européenne — habituellement une tâche de 3 semaines — a été généré automatiquement par ONG Manager et soumis en 4 jours. C'est la preuve que la technologie, lorsqu'elle est bien adaptée au contexte, peut transformer le fonctionnement d'une organisation humanitaire.
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